De laatste maanden heb ik deze vraag een aantal keer voorbij zien komen in de Zakenmeisje Members’ Club; wat moet je doen als je klant niet betaalt? Het is één van de grootste risico´s van ondernemers: klanten die niet betalen. Hoe zuur is dat! Heb je keihard je best voor een klant gedaan en dan blijft de betaling uit. Wat doe je in zo´n situatie? Ik ga je helpen! 

 

Wat voor klant is het?

Hoe je met een wanbetaler omgaat is voor een groot deel afhankelijk van wat voor soort klant dit is. Is het iemand die eenmalig een dienst heeft afgenomen, een vaste klant met wie je al jaren zaken doet of ben je net met de samenwerking gestopt omdat het tussen jullie niet werkte? Werk je al langer met iemand samen kijk dan hoe vaak dit voorkomt. Is dit de eerste keer dat het geld er nog niet is of moet je altijd zeuren om je geld? In het laatste geval moet je de samenwerking misschien nog eens overdenken, of duidelijker je grenzen aangeven. Afhankelijk van de relatie kun je bepalen hoe streng je met de situatie omgaat.

 

Waarom betalen ze niet?

Een andere vraag die je jezelf af kunt stellen is waarom ze niet betalen. Misschien komt het doordat jij jouw betaaltermijn op 14 dagen hebt staan, maar jouw klant een multinational is waarbij ze een betalingstermijn van 60 dagen hanteren. In grotere bedrijven duurt het vaak langer voordat een factuur betaalt wordt door de processen waar het doorheen moet gaan.

Andere redenen kunnen bijvoorbeeld zijn dat je klant het niet eens is met de factuur, het een vergissing is, ze op vakantie zijn of ze het geld op dit moment niet hebben.

 

Stappen om te doorlopen

Wanneer je een openstaande factuur hebt kun je de volgende stappen doorlopen om jouw geld alsnog te krijgen:

Stuur een herinnering
Zodra de betaaltermijn voorbij is stuur je een herinnering. Gebruik je een boekhoudprogramma, zoals bijvoorbeeld Moneybird, dan zitten daar vaak standaard templates bij die je kunt gebruiken. 1 druk op de knop en de herinnering is eruit. Easy peasy! 

Bel de klant
Wanneer de factuur nu echt al een tijd open staat kun je jouw klant het beste even bellen om ze te verzoeken om te betalen. Heb je ze aan de lijn, dan vertellen ze je misschien meteen wel de reden dat er nog niet betaald is. In de meeste gevallen staat het geld nu snel op je rekening. Maak ook zeker een afspraak over de datum waarop je de betaling kunt verwachten.

2e herinnering
Heb je op de datum die je hebt afgesproken nog geen geld ontvangen, stuur dan een 2e herinnering.

Aanmaning
Heeft dit allemaal geen zin en staat er nog steeds geen geld op je rekening? Dan wordt het serieuzer… Je kunt er (langzaam) over na gaan denken wat je met deze openstaande factuur wilt gaan doen. Laat je het gaan of ga je stappen ondernemen? In beide gevallen is er één ding dat je eerst nog kunt/moet doen en dat is het sturen van een aanmaning. Deze laatste aanmaningsbrief wordt ook wel een sommatie genoemd. Met deze sommatie stel je jouw klant ´in gebreke´ en dat is nodig wanneer je een incassotraject wilt starten. Je kunt hem het beste per aangetekende post versturen, zodat jouw klant niet kan zeggen dat ze hem nooit ontvangen heeft. In deze laatste brief dring je aan de factuur alsnog binnen een bepaalde termijn te voldoen. Aandringen, niet dreigen natuurlijk he zakenmeisjes 😉 In de brief zet je ook welke stappen je zal nemen als ze niet betaalt.

Good to know: je mag ook wettelijke rente in rekening brengen als jouw klant niet betaalt. 

 

Incassobureau, advocaat of deurwaarder?

Dit wil je natuurlijk liever niet, maar je zal er in sommige gevallen niet aan ontkomen: het inschakelen van hulp. Hier zijn meerder mogelijkheden voor, zoals het inschakelen van een incassobureau, een deurwaarden of een incasso advocaat. Hieronder leg ik kort uit wat de verschillende opties inhouden.

Incassobureau
Een incassobureau inschakelen kan vaak al voor een kleine factuur. Wees niet bang om de relatie met jouw klant te beschadigen als het al zo ver heeft moeten komen… een klant die niet betaalt kun je namelijk niet echt een klant noemen, am I right? (ok, ok, er zijn natuurlijk uitzonderingen) De meeste incassobureaus werken met de no cure no pay methode. Je betaalt het incassobureau dan pas wanneer jouw klant heeft betaald.

Een incassobureau zal vooral ingebrekestellingen sturen en de klant hierin verzoeken te betalen. Denk aan het schrijven van brieven en telefonisch contact opnemen met jouw klant. Hetzelfde wat jij eigenlijk ook al hebt gedaan, maar dan door een incassobureau. Klinkt toch net even wat dreigender! Now they know you´re really serious about this.

Deurwaarder
Een incassobureau mag verder eigenlijk niet zo veel doen. Als het er echt op aankomt zal er een deurwaarder ingeschakelt moeten worden. Na het krijgen van een gerechtelijk vonnis gaat de gerechtsdeurwaarder met een dagvaarding naar jouw klant en begint het proces dat kan leiden tot beslaglegging. Scary sh*t.

Incasso advocaat
Gaat het om een groot bedrag en wil je meer druk uitoefenen dan een incassobureau of deurwaarder? Dan kan je naar een incasso advocaat stappen. Deze kan beslagleggen of faillissement voor jouw klant aanvragen.

 

Naar de rechter

Gaat het om een enorm groot bedrag en heeft niets geholpen? Dan kun je naar de rechter stappen. Hiervoor wil je wel een zakelijke rechtsbijstandsverzekering hebben, anders wordt het een duur geintje. Het kost je dan waarschijnlijk meer geld dan het bedrag van de openstaande factuur. Hopelijk zal het zo ver nooit komen…

 

Hoe voorkom je openstaande facturen?

Het beste is natuurlijk om openstaande facturen helemaal te voorkomen. Een aantal tips;

  • Laat klanten vooraf betalen (inkoppertje)
  • Je kunt ze ook in delen kunnen laten betalen of met een voorschot werken, in plaats van alles achteraf te laten betalen.
  • Zet de betalingstermijn op de factuur.
  • Geef duidelijk je grenzen aan. Heb je een vaste klant die standaard te laat betaalt, geef zo snel mogelijk je grenzen aan.
  • Evalueer je risico´s vooraf. Ga je veel met vaste klanten werken en hoe streng ben je bij het aannemen van nieuwe klanten? Vertrouw je ze?
  • Zet een clausule in je algemene voorwaarden over eigendomsvoorbehoud. Je blijft dan eigenaar van de producten totdat je de volledige prijs hiervoor hebt ontvangen.
  • Wacht niet te lang met het sturen van jouw facturen. Werk je freelance, stuur dan op een vast moment in de maand of week jouw facturen en laat dit niet liggen tot het moment dat je het geld nodig hebt.
  • Maak het je klant zo makkelijk mogelijk om te betalen. Stuur bijvoorbeeld een betaallink mee.

 

Succes met het innen van jouw hard verdiende geld girl!

 

A D V E R T O R I A L – Dit artikel heb ik geschreven in samenwerking met E-legal.