fbpx

‘Misschien moet jij eens minder gaan inplannen’. ‘Omdat’, voegde ze er aan toe, ‘alleen bij het zien van jouw agenda ik al stress krijg’. ‘Minder inplannen’ echode ik, terwijl ik in gedachten zocht naar een verklaring waarom minder plannen mij juist stress gaf.

‘Ik wil niet minder plannen, zoveel mogelijk doen geeft mij energie’, zei ik tegen mijn vriendin. Lekker eigenwijs. Dit moet ik anders doen dacht ik. Guess what? Het kan gewoon *doet een vreugdedansje*. In dit artikel deel ik met jou tips hoe jij de dag zo efficiënt mogelijk kan inplannen.

Ik sta elke dag fluitend op, nja niet letterlijk, want dan krijgt mijn vriend een gehoorbeschadiging, maar ik hou ervan om mijn dag zo productief mogelijk te benutten.

Ik ben die vrouw die tegelijkertijd probeert te bellen, een e-mail beantwoord, de kat een aai over haar bol geeft en alvast haar to-do list doorneemt.

Of ik hard werk? Ja. Of het efficiënt is? Nee. Kortom: ik was niet altijd een goede planner. Oke. Nog steeds niet, maar ik heb wel veel geleerd. Deze tips deel ik graag met jou!

de efficiënte agenda van een zakenmeisje

#Agenda

‘Wat heb je vandaag gedaan?’ vraagt mijn vriend als ik thuis kom van mijn werk. Vaak kon ik deze vraag niet beantwoorden, omdat ik zoveel had gedaan dat ik niet meer wist wát ik had gedaan. Zo erg, dat ik bijna begon te twijfelen aan mezelf.

Gelukkig heb ik hier een goede oplossing voor. Namelijk; je agenda in blokken verdelen. Vandaag heb ik bijvoorbeeld een uur ingedeeld voor het beantwoorden van mijn e-mails, en daarna 2 uur voor het bezoeken van mijn klanten. Vervolgens heb ik een uur ingepland om rustig te lunchen. Dan scrol ik even mijn facebook door en beantwoord ik mijn whatsappjes. Vaak heb ik geen uur nodig dus beantwoord ik via de telefoon snel wat mails. Daarna heb ik weer twee blokken van 2 uren ingepland voor het bezoeken van klanten. Doormiddel van deze verdeling zorg je er voor dat je veel efficiënter bezig bent, want hiermee voorkom je dat je 1000en dingen tegelijkertijd doet. Het zorgt voor zoveel minder stress, feels gooood!

#Ontspanning plannen

Om nog even door te gaan op het inplannen van je agenda. Het is ook belangrijk om te plannen wanneer je tijd neemt om te ontspannen. Voor mij is dat sporten na mijn werk, gezellig met vriendinnen eten of een netflix marathon met mijn vriend.  Ontspanning zorgt er immers voor dat je uitgerust bent en dus efficiënter en effectiever kan werken.

 

#Lijstjes

Op mijn bureau liggen to-do lijstjes. Ik ben gek op to-do lijstjes. Maar oke, ik geef toe dat ik de kleur van mijn bureau niet meer kon beschrijven, omdat er wel veel to-do lijstjes lagen (lees: heel veel). Maar ik kan ook écht niet zonder. Wat ik nu heb is één notitieboekje waar ik mijn to-do lijstje in opschrijf en daarnaast heb ik een digitaal bestand. Het maakt niet uit welke manier je gebruikt, maar het noteren van wat je (nog) moet doen, zorgt ervoor dat het niet meer in je hoofd blijft zitten en je je kunt focussen op wat je gaat doen. Je hoeft niet meer bang zijn dat je iets vergeet, het staat immers op (het digitale) papier. Door het maken van lijstjes creëer je structuur voor jezelf waardoor je efficiënter kan werken. En het allerleukste van lijstjes? Afvinken!

Extra tip: Loop op een vast moment in de week jouw to-do lijst na en verdeel de punten dan in de categoriën gedaan (vinkje, YES!), spoed (vandaag of deze week gebeuren) en leuk voor later. Zo weet je dat jouw to-do lijst altijd up-to-date is en kun je op jouw lijst vertrouwen.

 

#Afmaken waar je aan begint

Het is beter om altijd je activiteit af te maken voordat je met de volgende aan de slag gaat. ZO ben je gerichter bezig en gaat het tevens een stukje efficiënter.

 

#Realistisch denken

Een uur inplannen voor het lezen van een verslag, boodschappen doen, het huis schoonmaken en een klant bellen? Hans Klok zou dit misschien kunnen, maar realistisch is het niet. Wees realistisch om teleurstelling te voorkomen. Wees niet al te streng voor jezelf, dit kan alleen maar averechts werken.

 

#Afwisseling

Grote en kleine taken, leuke en minder leuke taken… zorg voor afwisseling tussen het plannen van je activiteiten, zodat het leuk blijft om er mee aan de slag te gaan.

 

#Uitstellen

Dat woord mag je uit je woordenboek schrappen. Het heeft geen zin om taken te verplaatsen als je weet dat het ook nu zou kunnen. Smoesjes, excuses, niet doen! Een taak wordt groter als je het verplaatst, het wordt alleen maar moeilijker om het daadwerkelijk op te pakken en te realiseren. Zonde om je energie te verspillen aan het uitstellen, veel beter is het om je energie in te zetten door het meteen te doen. Do it!

Deze tips hebben mij heel erg geholpen om efficiënter de dag door te komen. Als mijn vriend mij nu vraagt wat ik heb gedaan kan ik dit met een voldaan gevoel vertellen. En oke, mocht het even anders lopen dan gepland, dan kan dat ook nooit kwaad; spontane acties creëren altijd de leukste dingen.

Hoe plan jij je dag efficiënt in?