Ik had altijd de droom om ondernemer te worden; ik vond het een heel romantisch idee om ’s ochtends binnen te lopen in je eigen bedrijf, waar jouw eigen medewerkers aan het werk zijn en waar de koffie uit jouw eigen koffiezetapparaat komt. Little did I know dat het in de praktijk, vooral aan het begin, niet zo romantisch is. Ik had een paar wezenlijke dingen even naar de achtergrond verdrongen, waarvan ik achteraf heel graag had geweten hoe ik dat had moeten aanvliegen. Ik heb ze door schade en schande ondervonden (pfff nu klink ik als een oud wijf) en ik bespaar ze alle andere startende ondernemers graag, dus hieronder een 7 punten die naar mijn bescheiden mening heel belangrijk zijn als je een bedrijf start.

 

1. Werk voor jezelf heel goed uit wat jouw idee is en hou daar aan vast!

Als je in je omgeving gaat vertellen dat je een bedrijf start heeft iedereen daar een mening over. Ik werd daar regelmatig door beïnvloed want “zij hebben al veel meer ervaring” en daardoor stelde ik soms mijn eigen plan bij. Stom! Want in 99% van de gevallen baalde ik achteraf dat ik niet bij mijn eigen gevoel was gebleven.

Het helpt om een paar hoofdlijnen op papier te zetten waar je niet van af wilt wijken, dan heb je houvast als je (ongevraagde) meningen op je afgevuurd krijgt. Ik kreeg bijvoorbeeld te horen dat onze stijl van fotografie (we verkopen o.a. huizen) veel te stilistisch en zelfs “geflipt” was, maar ik heb eigenwijs voet bij stuk gehouden en onze grootste criticus (een concullega, vanzelfsprekend) plaatste vorige week een woning online met, jawel, diezelfde stilistische en “geflipte” manier van fotograferen. Geniet ik van! En hierdoor word ik alleen maar gesterkt in het hele voet-bij-stuk-houden-verhaal.

 

myrthe-de-groot-ceo

 

2. Voor je gaat starten ; check van te voren de Kamer van Koophandel, de domeinregistratie (voor je website) en het merkenregister

Ik heb wel eens een bedrijf ingeschreven bij KvK en dat ging goed; niemand gebruikte dezelfde naam en ook het registreren van de domeinnaam ging goed maar ik heb de naam toen niet ingeschreven in het merkenregister. Achteraf bleek dat er bedrijven zijn die inschrijvingen bij KvK in de gaten houden en als ze denken dat het bedrijf ooit wat gaat opleveren, registreren zij het merk. Op die manier is jouw bedrijf en jouw naam iemand anders “merk” geworden, waardoor ze het je heel lastig kunnen maken in de toekomst. Ik moest uiteindelijk €10.000,- aan dat stomme bedrijf betalen om mijn eigen merk te kunnen gebruiken. Dus bij een volgend bedrijf ga ik het zeker meteen inschrijven in het merkenregister zodat me dat niet meer overkomt!

 

 

3. Investeer in een goede website

Ik vond een website, vooral in het begin, heel duur om te laten bouwen dus ik heb eerst zelf wat aangerommeld. Als dit niet je vak is; niet doen!

De meeste mensen die in aanraking met je komen of jouw dienst googelen, komen terecht op je website. Dit is echt het uithangbord van jouw bedrijf dus zorg dat die tiptop in orde is! Een bedrijf inhuren om jouw website te bouwen is misschien wel een investering maar geloof mij, dit verdient zich zo terug! En als je het budget nou echt niet hebt; zoek dan eens naar iemand die ook net begint en vraag of jullie misschien iets voor elkaar kunnen betekenen. Dan bouwt die persoon bijvoorbeeld jouw website en help jij hem/haar met jouw dienst, of prijs je hem/haar bijvoorbeeld onwijs aan op jouw social media.

 

4. Leer boekhouden

Het is heel handig om zelf te begrijpen hoe jouw boekhouding werkt. Ook als je er een bedrijf voor inhuurt. Uiteindelijk kun je uit je boekhouding afleiden hoe je er voor staat. Natuurlijk kun je dat vaak aan je banksaldo ook wel zien, maar je banksaldo zegt niet zo veel als je bijvoorbeeld nog heel veel facturen moet betalen of misschien wel heel veel facturen verstuurd hebt die nog niet aan jou betaald zijn.

Maak, als het kan, gebruik van een online boekhoudpakket als Exact Online of Twinfield. Voor veel zzp´ers is een pakket als Moneybird perfect, maar kies hier niet voor als je groeiambities hebt, want dan loop je vast in die pakketten (zeg ik ook uit ervaring). Ik heb zelf gekozen voor een fijne boekhouder die in mijn online omgeving (in Exact Online) werkt om de BTW aangifte te doen en de jaarstukken op te maken. Als ik zelf ergens niet uitkom bel ik haar en lost zij het voor me op, of legt me uit hoe ik dit zelf kan doen. Op deze manier heb ik zelf controle over de boekhouding maar checkt iemand me wel.

Uiteindelijk ga ik de hele boekhouding uit handen geven maar dan heb ik het wel een paar jaar zelf gedaan zodat ik precies weet hoe het werkt, ook als iemand anders het werk doet.

Dus koop “Boekhouden voor Dummies”, “Financiën voor zzp’ers en andere zelfstandige ondernemers” of volg een cursus! In de Zakenmeisje Members’ Club zijn er ook elke maand Admin Talks waarin uitleg over de administratie wordt gegeven door boekhoudster Amarins.

 

5. Kies een bank die bij je past voor jouw bankzaken

Zo koppelt niet iedere bank met ieder boekhoudpakket (zie hierboven). Als je bijvoorbeeld al hebt gekozen voor Exact Online, vraag dan goed na bij je bank of hun bankrekening koppelt met Exact Online (KNAB doet dat bijvoorbeeld nog niet heel soepel op dit moment). Misschien wil je ooit een Rekening Courant aanvragen (zodat je rood kunt staan om investeringen te doen etc.); vraag dan alvast of dat ooit mogelijk is en wat de rentepercentages zijn zodat je alvast kunt vergelijken.
Als je wilt werken volgens het “Profit First principe” kun je niet werken met ABN-Amro, Rabobank of ING omdat je daar geen 5 rekeningen tegelijk kunt openen tegen een vast bedrag per maand, dus kom je dan al snel uit bij KNAB.

Als je met dit soort zaken van te voren rekening houdt kom je achteraf niet voor vervelende verrassingen te staan en hoef je niet van bank en rekeningnummer te wisselen terwijl je al bezig bent. Lees hier nog meer tips waar je op moet letten bij het selecteren van jouw zakelijke bank.

 

6. Houd rekening met groeiambities

Als jij nu al weet dat jouw bedrijf niet gaat groeien naar meerdere vestigingen of veel personeel; scroll lekker door naar het volgende punt. Maar als jij wel personeel wilt aannemen of meerdere vestigingen wilt openen, lees dan nog even verder.

Ik kan over dit punt een heel artikel schrijven (misschien volgt die nog) maar ik zal proberen kort samen te vatten waar je rekening mee moet houden als je wilt groeien. Voelt misschien een beetje overdreven om bij de start van je bedrijf al rekening te houden met 100 man personeel en 20 vestigingen, maar als je het met terugwerkende kracht moet fixen, ben je echt geen blij meisje.

1. Als je veel personeel in dienst wilt hebben, moet je zorgen voor een goed CRM systeem anders wordt het chaos. Ook al werk je er eerst alleen in, maak deze werkwijze eigen! Op die manier gaan al jouw nieuwe medewerkers op dezelfde manier werken en heb je alle informatie over je klanten op 1 plek verzameld, dan gaat er dus geen informatie verloren. Ook superhandig als je straks mailings wilt gaan versturen etc. Wij werken met Simplicate en dat bevalt ons top! We hebben wel 3 systemen geprobeerd voordat we de juiste te pakken hadden, dus geef jezelf even de tijd.

2. Kies een naam die in iedere plaats werkt. Dus noem je bedrijf niet Zakenmeisje Amsterdam B.V. als je ooit ook wilt openen in Rotterdam, Zwolle en Utrecht.

3. Werk al jouw bedrijfsprocessen uit en bundel ze in een handboek. Maak van alles wat je doet, vanaf het begin, een stappenplan of een how-to. Als je dat vanaf het begin doet en al die stappenplannen ergens verzamelt, heb je meteen een handboek voor nieuwe medewerkers. Als je dit achteraf moet doen, is het heel veel werk en als je het meteen doet als je iets nieuws gaat doen is het een “piece of cake”.

4. Stel jezelf met enige regelmaat de vraag “Werkt dit ook efficiënt als ik 20 vestigingen en 100 man personeel heb?”. Zo plakten wij vaak post-its aan elkaars scherm met terugbelverzoekjes of kleine klusjes, maar als 100 man post-its op elkaars scherm gaat plakken wordt het natuurlijk 1 grote chaos, dus was de oplossing: een goed CRM systeem (zie het eerste puntje van deze lijst). Ik wilde ooit ook met het “Profit First principe” gaan werken maar daar moet je 5 bankrekeningnummers voor hebben en heel veel boekingen doen tussen die rekeningen. En met de hoeveelheid boekingen die ik al moet doen met 1 bankrekening bleek dit nu al heel veel extra werk op te leveren. Laat staan als ik straks 20 vestigingen heb. Conclusie: ik maak nu per maand een percentage van de omzet over naar een ander bankrekeningnummer zodat ik me wel een beetje houd aan het “Profit First principe”, maar niet helemaal gek wordt van alle boekingen.

Zo komen er nog tal van situaties voor waar je nu alvast kunt nadenken over hoe je dit in de toekomst het beste kunt aanpakken en geloof mij, je bespaart jezelf een heleboel moeite, want herstellen is een stuk lastiger dan in 1 keer goed neerzetten.

 

7. Gewoon doen!

Misschien ben je wel een beetje overweldigd door al deze punten maar als je eenmaal bezig gaat, punt voor punt, valt het best mee. Ook dat is iets wat je als startende ondernemer moet leren, de meeste dingen kun je wel helemaal uitdenken en er maanden op broeden maar met gewoon doen kom je meestal een stuk verder.  Als je voor jezelf de hoofdlijnen maar goed in beeld houdt, komt de rest vanzelf. En als je het soms even niet meer ziet, ga je een rondje hardlopen, een wijntje drinken of een reep Tony’s eten en dan lukt het vanzelf weer. Zoals mijn oma vroeger zei “Het komt altijd goed en als het niet goed komt, komt het ook wel goed” .

 

Geschreven door: Myrthe de Groot
Myrthe is eigenaar van Actief, een bedrijf in de vastgoedbranche. 30 jaar jong (jong ja! niet oud) en heeft net haar tweede vestiging geopend in Amsterdam, bij Actief werken inmiddels 10 mensen. Myrthe reist graag, houdt onwijs van dieren, eten en sporten en deelt graag haar kennis over ondernemen en het “runnen” van je bedrijf.

 

download-de-gratis-starter-kit-voor-zakenmeisjes-in-spe1